Das Portal. 80 % weniger Rückfragen.
Echtzeit-Status für jeden Vorgang. Self-Service für Verwaltungen und Mieter – rund um die Uhr. Alle Daten, Dokumente und Tickets an einem Ort. Kein Anruf, keine E-Mail, kein Warten.
Unser Portal wurde speziell für die Anforderungen der Immobilienwirtschaft entwickelt. Es richtet sich an Hausverwaltungen, die dutzende oder hunderte Objekte betreuen, genauso wie an Eigentümer eines kleinen Mehrfamilienhauses mit drei Wohnungen. Die Idee ist einfach: Statt bei jedem Anliegen zum Telefon zu greifen oder eine E-Mail zu schreiben, finden Sie die Antwort selbst im Portal. Abrechnungen herunterladen, Gerätestatus prüfen, Einsprüche einreichen, Fristen im Blick behalten – alles an einem Ort, jederzeit verfügbar.
Für Ihre Mieter bedeutet das Portal ebenfalls weniger Aufwand: Verbrauchsdaten einsehen, Abrechnungen herunterladen, Terminwünsche mitteilen oder Fragen stellen – ohne Wartezeit, ohne Öffnungszeiten, ohne Telefonschleife. Und für Ihre Verwaltung bedeutet es: deutlich weniger Rückfragen, weil Mieter die Antworten selbst finden.
Das Portal in Zahlen
Konkrete Ergebnisse, die Verwaltungen nach der Einführung unseres Portals berichten.
Verwaltungen berichten von einer Reduktion der telefonischen und schriftlichen Rückfragen um bis zu 80 % innerhalb der ersten drei Monate nach Portal-Einführung. Das bedeutet konkret: weniger Anrufe, weniger E-Mails, mehr Zeit für die Aufgaben, die wirklich Ihre Aufmerksamkeit brauchen.
Das Portal ist rund um die Uhr erreichbar – an 365 Tagen im Jahr. Verwaltungen und Mieter greifen auf Daten, Dokumente und Tickets zu, wann immer sie möchten. Unabhängig von Geschäftszeiten, Feiertagen oder Urlaubsvertretungen.
Jedes Ticket, jede Abrechnung und jeder Zustellnachweis hat einen transparenten, aktuellen Status. Keine Nachfrage nötig, kein Warten auf eine Rückmeldung. Sie sehen sofort, wo ein Vorgang steht.
Ihre Schaltzentrale für Submetering und Compliance
Submetering bezeichnet die verbrauchsabhängige Erfassung und Abrechnung von Heizkosten, Warmwasser und Kaltwasser in Mehrfamilienhäusern. Compliance bedeutet die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften – von der Heizkostenverordnung über die monatliche Verbrauchsinformation bis hin zur Trinkwasserverordnung und Rauchwarnmelderpflicht.
Unser Portal bündelt all diese Themen in einer einzigen Oberfläche. Statt zehn E-Mails pro Woche an den Messdienstleister zu schreiben, werfen Sie einen Blick ins Dashboard und haben den Überblick. Alle Liegenschaften, alle Geräte, alle Fristen, alle offenen Vorgänge – zentral, aktuell und jederzeit abrufbar. Verwaltungen, die mit unserem Portal arbeiten, berichten von einer Reduktion der Rückfragen um bis zu 80 Prozent, und zwar bereits ab dem ersten Monat nach Einführung.
Was bedeutet das für Sie als Verwaltung? Sie sparen Zeit, die Sie bisher für Telefonate, E-Mails und das Suchen von Dokumenten aufgewendet haben. Sie können Eigentümern und Beiräten jederzeit Auskunft geben, weil alle Daten im Portal verfügbar sind. Und Sie reduzieren das Risiko, eine Frist zu übersehen oder einen Nachweis nicht liefern zu können.
| Objekt | Einheiten | Status | Nächste Aktion |
|---|---|---|---|
| Musterstraße 12 | 48 | OK | Abrechnung Q1 |
| Lindenweg 5 | 32 | OK | Keine |
| Hauptstr. 88 | 24 | Warnung | Gerätetausch |
| Parkring 3 | 96 | OK | Keine |
| Am Markt 17 | 18 | Kritisch | Eichfrist 02/26 |
Objektübersicht
Alle Liegenschaften, Einheiten und Gerätestatus auf einen Blick. Kein Suchen in Excel-Tabellen, kein Nachfragen beim Dienstleister. Das Dashboard zeigt Ihnen sofort, welche Objekte aktuell sind und wo Handlungsbedarf besteht.
Geräteregister
Eichfristen, Batterielaufzeiten und Tauschhistorie je Gerät. Die Fristen-Ampel zeigt auf einen Blick, welche Geräte in Ordnung sind (grün), welche bald zur Eichung anstehen (gelb) und wo sofort gehandelt werden muss (rot).
Fristenmanagement
Automatische Erinnerungen bei Eichablauf, Wartung und Abgabefristen. Das System informiert Sie rechtzeitig per E-Mail und im Portal, damit kein Termin verpasst wird. Proaktiv statt reaktiv.
Abrechnungen
Jahresabrechnungen und monatliche Verbrauchsinformationen abrufen, prüfen und an Eigentümer weiterleiten. Jede Abrechnung ist versioniert, jeder Zustellweg dokumentiert, jede Zahl nachvollziehbar.
Tickets und Einsprüche
Einsprüche, Rückfragen und Korrekturwünsche zentral verwalten. Jeder Vorgang hat einen transparenten Status, eine definierte SLA-Frist und eine vollständige Historie. Kein Ticket geht verloren.
Nachweise und Zertifikate
Zustellnachweise, Prüfprotokolle für Rauchwarnmelder, Legionellenbefunde und Eichzertifikate – alles revisionssicher archiviert. Bei Prüfungen oder Streitigkeiten haben Sie den passenden Nachweis in Sekunden.
Dokumentenversand
Abrechnungen digital zustellen mit rechtssicherem Zustellnachweis. Jede Zustellung wird protokolliert: Erstellung, Freigabe, Zustellung, Öffnung. Ein dokumentierter Beweis, dass der Empfänger das Dokument erhalten hat.
Statusverfolgung in Echtzeit
Jeder Vorgang hat einen transparenten Status, der sich in Echtzeit aktualisiert. Sie sehen sofort, wo ein Ticket steht, ob eine Abrechnung bereits zugestellt wurde oder ob ein Gerätetausch ansteht.
Ticket-Management: Jeder Einspruch nachvollziehbar
Stellen Sie sich vor, ein Mieter bestreitet eine Position in seiner Heizkostenabrechnung. Früher bedeutete das: ein Brief, ein Anruf bei der Verwaltung, ein Anruf beim Messdienstleister, Rückfragen, Wartezeit, und am Ende weiß niemand mehr, wer wann was gesagt hat.
Mit unserem Ticket-System läuft das anders. Der Mieter reicht seinen Einspruch direkt im Portal ein. Der Einspruch wird automatisch dem richtigen Objekt und der richtigen Abrechnung zugeordnet. Sowohl die Verwaltung als auch der Mieter können den Bearbeitungsstand in Echtzeit verfolgen. SLA-Fristen werden automatisch überwacht, und das System eskaliert, bevor eine Frist abläuft. Am Ende liegt ein vollständig dokumentierter Vorgang vor, der bei Bedarf als Nachweis dient.
Was bedeutet das für Ihre Mieter? Sie wissen jederzeit, wo ihr Einspruch steht, und müssen nicht nachfragen. Was bedeutet das für Sie als Verwaltung? Kein Vorgang geht verloren, kein Ticket bleibt ohne Antwort, und bei Streitigkeiten haben Sie eine lückenlose Dokumentation.
SLA-Überwachung in Echtzeit
SLA steht für Service Level Agreement – eine verbindliche Vereinbarung über Reaktionszeiten und Lösungsfristen. Jedes Ticket in unserem System hat eine definierte Reaktionsfrist (wie schnell wir antworten) und eine Lösungsfrist (wie schnell das Problem behoben wird). Das System überwacht diese Fristen automatisch und eskaliert, bevor eine Frist abläuft. Für Sie bedeutet das: Sie behalten die Kontrolle, ohne manuell nachverfolgen zu müssen.
Vollständige Vorgangshistorie
Jeder Schritt eines Tickets ist dokumentiert: Wann wurde es erstellt? Wem wurde es zugewiesen? Wann wurde es bearbeitet? Wann gelöst? Jeder Schritt wird mit Zeitstempel und verantwortlicher Person protokolliert. Diese vollständige Vorgangshistorie ist rechtssicher und prüfungsfest. Bei einem Streitfall können Sie exakt nachweisen, wie ein Einspruch bearbeitet wurde und welche Schritte wann unternommen wurden.
Kategorisierung und Priorisierung
Tickets werden automatisch nach Typ und Dringlichkeit kategorisiert. Abrechnungseinsprüche, Gerätemeldungen und allgemeine Anfragen erhalten unterschiedliche SLA-Stufen. Ein Einspruch gegen die Heizkostenabrechnung hat eine andere Priorität als eine allgemeine Frage zum Ablesetermin. So stellen wir sicher, dass dringende Anliegen zuerst bearbeitet werden.
Automatische Benachrichtigungen
Bei jeder Statusänderung eines Tickets werden die beteiligten Parteien automatisch informiert. Der Mieter erfährt, dass sein Einspruch bearbeitet wird. Die Verwaltung wird benachrichtigt, wenn eine Rückfrage vorliegt. Und wenn eine Frist droht abzulaufen, wird rechtzeitig eskaliert. Niemand muss nachfragen, niemand muss warten.
Geräteregister: Volle Transparenz über Ihren Bestand
Jedes Gerät in Ihrem Bestand – Heizkostenverteiler, Wasserzähler, Wärmemengenzähler, Rauchwarnmelder – wird im Portal mit allen relevanten Daten geführt: Seriennummer, Einbaudatum, Eichfrist, Batteriestand und letzte Ablesung. Was in der Fachsprache als Asset-Lifecycle bezeichnet wird (die komplette Geräteverwaltung von der Installation über Eichfristen und Wartung bis zum Tausch), bilden wir vollständig im Portal ab.
Für Eigentümer kleinerer Objekte bedeutet das: Sie wissen jederzeit, welche Geräte in Ihren Wohnungen verbaut sind und wann die nächste Eichung ansteht. Für Hausverwaltungen mit hunderten von Einheiten bedeutet das: eine zentrale Übersicht statt dutzender Excel-Tabellen. Die Fristen-Ampel zeigt sofort, wo Handlungsbedarf besteht, damit keine Eichfrist übersehen wird und keine Abrechnung wegen eines abgelaufenen Zählers anfechtbar wird.
Fristen-Ampel statt Excel-Listen
Grün, Gelb, Rot – auf einen Blick sehen Sie, welche Geräte in Ordnung sind, welche bald zur Eichung anstehen und wo sofortiger Handlungsbedarf besteht. Die Ampel aktualisiert sich automatisch. Wenn ein Gerät in drei Monaten die Eichfrist erreicht, springt die Ampel auf Gelb. Wenn die Frist abgelaufen ist, auf Rot. So wird kein Gerät übersehen, und Sie können rechtzeitig den Tausch oder die Nacheichung veranlassen.
Was bedeutet Eichfrist? Messgeräte wie Wasserzähler und Wärmemengenzähler müssen in regelmäßigen Abständen geeicht werden – das heißt, ihre Messgenauigkeit wird amtlich überprüft. Kaltwasserzähler haben eine Eichfrist von sechs Jahren, Warmwasserzähler von fünf Jahren. Wird ein Zähler nach Ablauf der Eichfrist nicht getauscht oder nachgeeicht, darf er nicht mehr für die Abrechnung verwendet werden.
Tauschhistorie pro Gerät
Wann wurde ein Gerät eingebaut? Wann zuletzt geeicht? Wann getauscht und durch welches Nachfolgegerät ersetzt? Die vollständige Historie jedes Geräts ist im Portal hinterlegt. Bei Prüfungen durch Behörden oder bei Rückfragen von Eigentümern haben Sie die Dokumentation sofort verfügbar. Kein Suchen in Ordnern, kein Warten auf eine Auskunft vom Techniker.
Automatische Erinnerungen
Das System erinnert Sie rechtzeitig an bevorstehende Eichfristen, Wartungstermine und Batteriewechsel. Die Erinnerung erfolgt per E-Mail und im Portal, mit ausreichend Vorlauf, damit Sie den Tausch oder die Wartung rechtzeitig beauftragen können. Auf Wunsch koordinieren wir den Gerätetausch auch direkt mit Ihren Mietern, ohne dass Sie sich darum kümmern müssen.
Exportfunktion für Ihre Unterlagen
Das Geräteregister lässt sich jederzeit als Bericht exportieren – für Eigentümerversammlungen, Beiratssitzungen oder die eigene Dokumentation. Der Export enthält alle relevanten Informationen je Gerät, einschließlich Eichstatus, Batteriestand und nächstem Wartungstermin.
| Seriennr. | Typ | Einbau | Eichfrist | Batterie | Funk | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| HKV-2023-00412 | HKV | 15.03.2023 | 15.03.2033 | 95% | aktiv | |
| WZ-2021-01887 | WZ | 01.06.2021 | 01.06.2027 | 78% | aktiv | |
| RWM-2019-00234 | RWM | 10.11.2019 | 10.11.2029 | 22% | Batteriewechsel nötig | |
| HKV-2018-00091 | HKV | 22.01.2018 | 22.01.2028 | 85% | aktiv | |
| WZ-2020-00553 | WZ | 14.08.2020 | 14.08.2026 | 62% | Eichfrist nah | |
| RWM-2022-01102 | RWM | 03.05.2022 | 03.05.2032 | 88% | aktiv |
Monatliche Verbrauchsinformation nach HKVO
Seit Januar 2022 sind Vermieter gesetzlich verpflichtet, ihren Mietern monatlich eine Verbrauchsinformation für Heizung und Warmwasser bereitzustellen. Diese Pflicht ergibt sich aus der novellierten Heizkostenverordnung (HKVO) und setzt eine EU-Richtlinie zur Energieeffizienz um. Das Ziel: Mieter sollen ihren Energieverbrauch besser einschätzen und bewusster heizen können.
Unser Portal stellt diese monatliche Verbrauchsinformation automatisch bereit. Die Daten werden aus der Funk-Fernablesung gewonnen und zum Monatsende aufbereitet. Mieter können ihre Verbrauchswerte im Portal einsehen – zusammen mit Vergleichswerten zum Vormonat, Vorjahr und einem Durchschnittsverbrauch vergleichbarer Wohnungen. So erfüllen Sie als Vermieter Ihre gesetzliche Pflicht, ohne manuellen Aufwand.
Was bedeutet das für Ihre Mieter? Sie erhalten jeden Monat eine verständliche Übersicht über ihren Energieverbrauch und können frühzeitig erkennen, ob sich ihr Verbrauch ungewöhnlich entwickelt. Was bedeutet das für Sie als Verwaltung? Die Verbrauchsinformation wird automatisch erstellt und zugestellt. Kein manueller Versand, keine vergessenen Fristen, und für jede Bereitstellung wird ein Zustellnachweis erzeugt.
Automatische Bereitstellung
Verbrauchsinformationen werden automatisch zum Monatsende im Portal bereitgestellt. Die Daten stammen aus der Funk-Fernablesung und werden ohne manuellen Eingriff aufbereitet. Kein manueller Versand, keine vergessenen Fristen, keine Beschwerden von Mietern, die auf ihre Verbrauchsdaten warten.
Vergleichswerte inklusive
Mieter sehen ihren aktuellen Verbrauch im Vergleich zum Vormonat und zum Vorjahr. Zusätzlich zeigen wir einen Vergleich mit dem Durchschnittsverbrauch vergleichbarer Wohnungen in derselben Liegenschaft oder Region. So können Mieter einordnen, ob ihr Verbrauch im normalen Rahmen liegt oder ob sie aktiv Energie sparen sollten. Diese Vergleichswerte sind gesetzlich vorgeschrieben und werden von uns automatisch berechnet.
Zustellnachweis automatisch
Jede Bereitstellung der monatlichen Verbrauchsinformation wird mit einem Zeitstempel dokumentiert. Das Portal protokolliert, wann die Information bereitgestellt wurde und ob der Mieter sie abgerufen hat. Dieser Zustellnachweis ist wichtig, falls eine Behörde prüft, ob Sie Ihrer gesetzlichen Pflicht zur monatlichen Information nachkommen. Sie haben den Beweis in Sekunden zur Hand.
Energiespartipps und Handlungsempfehlungen
Neben den reinen Verbrauchswerten enthält die monatliche Information auch Handlungsempfehlungen. Wenn der Verbrauch eines Mieters deutlich über dem Durchschnitt liegt, weist die Information darauf hin und gibt praktische Tipps zum Energiesparen. Das senkt langfristig die Heizkosten und reduziert Nachzahlungen bei der Jahresabrechnung.
Zustellnachweis: Rechtssicher dokumentiert
Ein Zustellnachweis ist der dokumentierte Beweis, dass ein Dokument seinen Empfänger tatsächlich erreicht hat. Bei der Heizkostenabrechnung ist das besonders wichtig, denn die Einspruchsfrist beginnt erst mit der Zustellung zu laufen. Wenn Sie nicht belegen können, dass die Abrechnung zugestellt wurde, kann ein Mieter im Prinzip unbegrenzt Einspruch erheben.
Unser System protokolliert den kompletten Zustellweg: Von der Erstellung des Dokuments über die Freigabe durch die Verwaltung, die Zustellung an den Mieter bis hin zur Öffnung des Dokuments durch den Empfänger. Jeder Schritt erhält einen fälschungssicheren Zeitstempel und wird revisionssicher archiviert. Das Ergebnis ist ein gerichtsfester Nachweis, der bei Streitigkeiten sofort abrufbar ist.
Stellen Sie sich vor, ein Mieter bestreitet den Erhalt seiner Heizkostenabrechnung – sechs Monate nach der Zustellung. Ohne Zustellnachweis stehen Sie ohne Beweis da. Mit unserem System ziehen Sie den Nachweis in Sekunden aus dem Portal: Datum und Uhrzeit der Zustellung, Datum und Uhrzeit der Öffnung, eindeutige Zuordnung zum Mieter. Diskussion beendet.
Lückenlose Nachweiskette
Wann wurde das Dokument erstellt? Wann durch die Verwaltung freigegeben? Wann dem Mieter zugestellt? Wann vom Mieter geöffnet? Hat der Mieter innerhalb der Frist Einspruch eingelegt? Jeder dieser Schritte wird automatisch protokolliert, mit Zeitstempel versehen und revisionssicher gespeichert. Die Nachweiskette ist lückenlos und manipulationssicher.
Streitfester Beleg bei Einsprüchen
Bei Streitigkeiten über Zustellung oder Fristen haben Sie einen gerichtsfesten Nachweis. Der Zustellnachweis dokumentiert jeden Schritt mit Zeitstempel und ist manipulationssicher. In der Praxis bedeutet das: Wenn ein Mieter behauptet, seine Abrechnung nicht erhalten zu haben, können Sie das Gegenteil belegen. Das spart Ihnen Anwaltskosten und Nerven.
Erfahrungsgemäß werden über 70 Prozent aller Eskalationen durch fehlende oder unklare Zustellnachweise verursacht. Mit einem lückenlosen, digitalen Zustellnachweis vermeiden Sie diese Eskalationen von vornherein.
Automatisch und ohne Mehraufwand
Der Zustellnachweis wird automatisch erzeugt, ohne dass Sie oder Ihre Mitarbeiter etwas dafür tun müssen. Sobald ein Dokument im Portal bereitgestellt wird, beginnt die Dokumentation. Sie müssen keinen Einschreibebrief verschicken, keinen Empfang quittieren lassen und keine Zustellprotokolle pflegen. Das System erledigt das für Sie.
Self-Service für Mieter – rund um die Uhr
Mieter greifen auf ihre Verbrauchsdaten, Abrechnungen und Dokumente zu – wann sie wollen. Fragen stellen sie direkt im Portal. Terminwünsche teilen sie online mit. Das Ergebnis: weniger Anrufe bei Ihrer Verwaltung, zufriedenere Mieter, weniger Eskalationen.
Viele Rückfragen von Mietern entstehen nicht aus Unzufriedenheit, sondern aus Unsicherheit. Mieter wollen wissen, wie viel sie verbraucht haben, ob ihre Abrechnung korrekt ist und wann der nächste Termin für den Gerätetausch ansteht. Wenn sie diese Informationen selbst finden können, entfallen die meisten Anrufe bei der Hausverwaltung. Genau das leistet unser Mieter-Portal: Es gibt Mietern die Möglichkeit, sich selbst zu informieren, ohne auf Rückmeldung warten zu müssen.
Was bedeutet das für Sie als Verwaltung? Bis zu 80 Prozent weniger Rückfragen von Mietern. Einsprüche kommen strukturiert und dem richtigen Vorgang zugeordnet an, statt als formlose Briefe oder Anrufe. Und Terminwünsche werden online übermittelt, statt Ihre Mitarbeiter in Telefonschleifen zu binden.
Verbrauchsinfo
Monatliche Verbrauchsdaten für Heizung, Warmwasser und Kaltwasser einsehen. Mit Vergleichswerten zum Vormonat, Vorjahr und Durchschnitt vergleichbarer Wohnungen. So erkennen Mieter frühzeitig, ob sich ihr Verbrauch ungewöhnlich entwickelt.
Abrechnungen
Die Heizkostenabrechnung digital abrufen und als PDF herunterladen. Jede Kostenart ist separat ausgewiesen, die Verteilerschlüssel sind transparent dargestellt. Mieter verstehen ihre Abrechnung, ohne anrufen zu müssen.
Support-Tickets
Fragen oder Einsprüche direkt im Portal einreichen. Der Bearbeitungsstand ist in Echtzeit einsehbar. Mieter wissen immer, wo ihr Anliegen steht, und müssen nicht nachfragen.
Terminwünsche
Wunschtermine für Gerätetausch, Wartung oder Ablesung online mitteilen. Kein Anruf, keine Wartezeit in der Telefonschleife. Der gewünschte Termin wird automatisch an den zuständigen Techniker weitergeleitet.
Was Mieter im Portal sehen
Das Mieter-Portal ist bewusst einfach gehalten. Mieter sehen nur die Informationen, die für sie relevant sind – keine komplexen Dashboards, keine technischen Details. Stattdessen eine klare Übersicht mit den wichtigsten Funktionen.
- Monatliche Verbrauchsinformation mit Vergleichswerten (Vormonat, Vorjahr, Durchschnitt vergleichbarer Wohnungen)
- Heizkostenabrechnung als PDF-Download mit detaillierter Kostenaufschlüsselung nach Heizung, Warmwasser und Kaltwasser
- Übersicht aller Geräte in der Wohnung mit aktuellem Status, Eichfrist und nächstem Wartungstermin
- Ticket-System für Einsprüche und Fragen mit Echtzeit-Statusverfolgung und automatischer Benachrichtigung
- Online-Terminwunsch für Gerätetausch, Ablesung oder Wartung – ohne Anruf und ohne Wartezeit
- Automatische Benachrichtigungen bei neuen Dokumenten, Statusänderungen oder anstehenden Terminen
Vorteile für Ihre Verwaltung
Das Mieter-Portal ist nicht nur ein Service für Ihre Mieter – es ist vor allem eine Entlastung für Ihre Verwaltung. Jede Frage, die ein Mieter im Portal selbst beantwortet findet, ist ein Anruf oder eine E-Mail weniger auf Ihrem Schreibtisch.
- Bis zu 80 % weniger telefonische und schriftliche Rückfragen von Mietern zu Abrechnungen und Verbräuchen
- Mieter finden Antworten selbst – Abrechnung abrufen, Verbrauch prüfen, Gerätestatus einsehen
- Einsprüche werden strukturiert und dem richtigen Vorgang zugeordnet eingereicht, statt als formloser Brief
- Terminkoordination ohne Telefonschleifen – Mieter wählen ihren Wunschtermin online aus
- Automatischer Zustellnachweis für jede Monatsinformation und Abrechnung – kein Einschreibebrief nötig
- Entlastung Ihres Teams bei Routinefragen – mehr Kapazität für die Aufgaben, die wirklich Ihre Aufmerksamkeit brauchen
Sicherheit und Datenschutz: Keine Kompromisse
Sie vertrauen uns sensible Verbrauchsdaten und personenbezogene Informationen an – Namen, Adressen, Verbrauchswerte, Abrechnungen. Dieses Vertrauen nehmen wir ernst. Unser Portal erfüllt höchste Sicherheitsstandards, sowohl technisch als auch organisatorisch und rechtlich.
Alle Daten werden ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert und verarbeitet. Es gibt keinen Datentransfer in Drittländer und keine Nutzung von Cloud-Diensten außerhalb der Europäischen Union. Die Datenübertragung zwischen Ihrem Browser und unserem Server ist durchgehend verschlüsselt. Sensible Dokumente werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert.
Für Profis: Unsere Infrastruktur erfüllt die Anforderungen der ISO 27001 und wird regelmäßig externen Sicherheitsaudits und Penetrationstests unterzogen. Für Eigentümer kleinerer Objekte: Ihre Daten sind bei uns mindestens so sicher wie bei Ihrer Bank, und Sie müssen sich um nichts kümmern.
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Alle Datenübertragungen zwischen Ihrem Browser und unserem Server sind TLS-verschlüsselt. Sensible Dokumente wie Abrechnungen und Prüfprotokolle werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert, sodass selbst bei einem hypothetischen Servereinbruch keine lesbaren Daten abfließen können.
DSGVO-konform
Das Portal erfüllt alle Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung. Sämtliche Datenverarbeitung findet ausschließlich auf Servern in Deutschland statt. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist selbstverständlich Bestandteil jedes Vertrags. Auf Wunsch stellen wir Ihnen ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten bereit.
Rollenbasierte Zugriffssteuerung
Jeder Nutzer sieht nur die Daten, die für ihn bestimmt sind. Verwaltungen sehen alle ihre Objekte, Eigentümer sehen nur ihre eigenen Liegenschaften, und Mieter sehen ausschließlich ihre eigene Wohnung. Die Berechtigungen sind klar definiert und können nicht umgangen werden.
Hosting in Deutschland
Alle Daten werden in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert und verarbeitet. Die Rechenzentren sind ISO 27001 zertifiziert und werden regelmäßigen Sicherheitsaudits und Penetrationstests unterzogen. Kein Transfer in Drittländer, keine Cloud-Dienste außerhalb der EU.
Revisionssichere Archivierung
Alle Dokumente, Zustellnachweise und Vorgänge werden revisionssicher archiviert. Das bedeutet: Einmal gespeicherte Daten können nicht nachträglich verändert oder gelöscht werden, ohne dass dies protokolliert wird. Jede Änderung ist nachvollziehbar. Diese Archivierung entspricht den Anforderungen der GoBD.
Audit-Trail
Jede Aktion im Portal wird mit Zeitstempel, Nutzername und IP-Adresse protokolliert. Sie können jederzeit nachvollziehen, wer wann was geändert hat. Ein Audit-Trail ist eine lückenlose Änderungshistorie, die bei Prüfungen, Streitigkeiten oder internen Revisionen als Nachweis dient.
Zertifizierungen und Standards
Wir reden nicht nur über Sicherheit, wir lassen sie prüfen. Regelmäßige externe Audits und Zertifizierungen bestätigen, dass unsere Systeme den höchsten Standards entsprechen.
Zertifizierte Rechenzentren in Deutschland. Regelmäßige externe Audits und Penetrationstests durch unabhängige Sicherheitsexperten. Die ISO 27001 ist der internationale Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme.
Vollständige Konformität mit der Datenschutz-Grundverordnung. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist Bestandteil jedes Vertrags. Auf Wunsch stellen wir Ihnen ein vollständiges Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten bereit.
Alle Abrechnungen und monatlichen Verbrauchsinformationen entsprechen den Anforderungen der Heizkostenverordnung. HKVO steht für Heizkostenverordnung – das Gesetz, das regelt, wie Heiz- und Warmwasserkosten in Mietwohnungen verteilt werden müssen.
So sieht eine Abrechnung im Portal aus
Transparente Kostenaufschlüsselung, nachvollziehbare Verteilerschlüssel und revisionssichere Dokumentation – alles in einem Dokument. Unsere Abrechnungen sind so aufgebaut, dass Mieter sie ohne Fachkenntnisse verstehen können. Gleichzeitig erfüllen sie alle Anforderungen der Heizkostenverordnung und sind prüfungsfest dokumentiert.
Jede Abrechnung wird versioniert gespeichert. Wenn eine Korrektur nötig wird, entsteht eine neue Version, während die vorherigen Fassungen erhalten bleiben. So ist jederzeit nachvollziehbar, welche Version zu welchem Zeitpunkt gültig war und was sich geändert hat. Der gesamte Lebenszyklus einer Abrechnung – von der Erstellung über die Freigabe bis zur Zustellung und einem möglichen Einspruch – wird im Portal dokumentiert.
| Kostenart | Betrag (€) |
|---|---|
| Heizkosten (70% verbrauchsabh.) | 1.284,50 |
| Warmwasserkosten | 486,20 |
| Kaltwasserkosten | 312,80 |
| Verteilerschlüssel | 70/30 |
| Gesamtbetrag | 2.083,50 |
Jede Zahl nachvollziehbar
Heizkosten, Warmwasser, Kaltwasser – jede Kostenart ist separat ausgewiesen. Die Verteilerschlüssel sind transparent dargestellt, sodass Mieter verstehen, wie ihre Kosten berechnet wurden. Das reduziert Rückfragen und Einsprüche, weil Mieter die Berechnung nachvollziehen können, ohne anrufen zu müssen.
Was ist ein Verteilerschlüssel? Er bestimmt, wie die Gesamtkosten einer Liegenschaft auf die einzelnen Wohnungen verteilt werden. Übliche Schlüssel sind der Verbrauch (gemessen durch die Geräte) und die Wohnfläche. In unserer Abrechnung sehen Mieter genau, welcher Anteil über den Verbrauch und welcher über die Fläche verteilt wird.
Digital und papierlos
Abrechnungen werden digital im Portal bereitgestellt und können jederzeit als PDF heruntergeladen werden. Kein Drucken, kein Versenden per Post, kein Nachverfolgen von Briefsendungen. Der Zustellnachweis wird automatisch erstellt, sobald die Abrechnung im Portal bereitgestellt wird. Bei Bedarf kann die Abrechnung auch per Post zugestellt werden – in dem Fall koordinieren wir den Versand und dokumentieren die Zustellung.
Einspruch direkt aus der Abrechnung
Mieter können direkt aus der Abrechnung heraus einen Einspruch einreichen. Der Einspruch wird automatisch dem richtigen Vorgang und der richtigen Abrechnungsversion zugeordnet. Im Ticketing-System wird ein neues Ticket erstellt, das sowohl der Mieter als auch die Verwaltung in Echtzeit verfolgen können. So gehen keine Einsprüche verloren, und die Bearbeitung ist für alle Beteiligten transparent.
Ersatzwertberechnung transparent dokumentiert
Wenn ein Gerät nicht abgelesen werden konnte – zum Beispiel weil die Funkverbindung gestört war oder ein Gerät ausgefallen ist – berechnen wir Ersatzwerte nach den gesetzlichen Vorgaben der Heizkostenverordnung. Die Berechnung wird transparent in der Abrechnung ausgewiesen, sodass der Mieter nachvollziehen kann, wie sein geschätzter Verbrauch ermittelt wurde.
Portal-Demo anfragen
Überzeugen Sie sich selbst. Wir zeigen Ihnen das Portal live – mit Ihren Daten, Ihren Liegenschaften, Ihren Anforderungen. In 30 Minuten sehen Sie, wie viel Zeit und Aufwand Sie ab dem ersten Monat sparen.
Kein Verkaufsgespräch, kein Druck, keine Verpflichtung. Wir schauen uns gemeinsam an, ob unser Portal zu Ihren Anforderungen passt. Wenn ja, erstellen wir Ihnen innerhalb von 24 Stunden ein transparentes Angebot. Wenn nein, sagen wir Ihnen das genauso offen. Schicken Sie uns einfach Ihre Objektliste oder rufen Sie uns an.