Abrechnung + Monatsinfo: Jede Zahl nachvollziehbar.
Die Heizkostenabrechnung ist das Dokument, das Mieter am kritischsten prüfen. Mit r-eignis wird jede Abrechnung versioniert, jeder Ersatzwert transparent begründet und jede Zustellung lückenlos belegt. Dazu kommt die monatliche Verbrauchsinformation (UVI), die nach § 6a HKVO gesetzlich vorgeschrieben ist. Streitfest, fristgerecht, dokumentiert.
Fehlerhafte Abrechnungen kosten Vertrauen und Geld.
Stellen Sie sich vor, Sie versenden 500 Heizkostenabrechnungen und 30 davon werden angefochten. Jeder Einspruch bindet Arbeitszeit: Prüfung, Rückfragen, Korrektur, erneute Zustellung. In vielen Fällen scheitern Abrechnungen nicht an den Verbrauchswerten selbst, sondern an fehlenden Zustellnachweisen, nicht nachvollziehbaren Ersatzwerten oder versäumten Fristen. Dazu kommt die monatliche UVI-Pflicht nach § 6a HKVO, die seit 2022 verpflichtend ist. Wer diese Frist versäumt, riskiert Kürzungsansprüche der Mieter von bis zu 3 % der Heizkosten.
Weniger Einsprüche. Weniger Rückfragen. Null Fristversäumnisse.
Keine verpassten Fristen, keine fehlerhaften Berechnungen, keine fehlenden Zustellnachweise. Jede Abrechnung ist versioniert, jeder Ersatzwert begründet, jede Zustellung belegt. Das Ergebnis: bis zu 70 % weniger Einsprüche und null Fristversäumnisse. Die automatische Plausibilitätsprüfung erkennt Auffälligkeiten, bevor Sie die Abrechnung freigeben. Die automatische Fristenüberwachung stellt sicher, dass weder die monatliche UVI noch die Jahresabrechnung zu spät zugestellt wird.
Für Ihre Verwaltung bedeutet das: weniger Nacharbeit, weniger Einspruchsbearbeitung, weniger Rechtsstreitigkeiten. Für Ihre Mieter bedeutet das: Vertrauen in eine Abrechnung, die sie verstehen und nachvollziehen können.
Messbare Ergebnisse
Abrechnungsqualität, die sich in konkreten Zahlen ausdrückt. Diese Kennzahlen basieren auf realen Kundendaten.
weniger Einsprüche
Transparente Abrechnungen mit nachvollziehbaren Ersatzwerten und lückenlosen Zustellnachweisen reduzieren Einsprüche drastisch. Mieter, die verstehen, wie ihre Abrechnung zustande kommt, akzeptieren das Ergebnis.
Zustellnachweis
Jede Abrechnung und jede Monatsinfo wird mit einem lückenlosen Zustellnachweis dokumentiert. Kein Dokument ohne Beleg. Jeder Schritt vom Erstellen bis zum Öffnen ist protokolliert.
Fristversäumnisse
Automatische Fristenüberwachung sorgt dafür, dass keine gesetzliche Frist unbemerkt abläuft. Weder die monatliche UVI-Frist nach § 6a HKVO noch die jährliche Abrechnungsfrist.
Was bedeutet das konkret?
Hinter den Kennzahlen stehen reale Verbesserungen im Arbeitsalltag Ihrer Verwaltung. Drei Praxisbeispiele zeigen, was die Ergebnisse in der täglichen Arbeit bedeuten.
Ein Beispiel aus der Praxis: 70 % weniger Einsprüche
Stellen Sie sich vor, Sie verwalten 2.000 Wohneinheiten. Bisher erhalten Sie pro Abrechnungszeitraum rund 120 Einsprüche. Jeder Einspruch bedeutet: Abrechnung prüfen, Daten zusammensuchen, Rückfrage beantworten, eventuell korrigieren und erneut zustellen. Bei durchschnittlich 45 Minuten Bearbeitungszeit pro Einspruch sind das 90 Arbeitsstunden pro Jahr, allein für Einspruchsbearbeitung. Mit r-eignis sinkt die Einspruchsquote auf rund 36 Einsprüche. Der Grund: Ersatzwerte sind transparent begründet, Zustellnachweise sind lückenlos, und die Abrechnung ist nachvollziehbar aufgebaut. Die Mieter verstehen, was sie bezahlen.
Ein Beispiel aus der Praxis: 100 % Zustellnachweis
Ein Mieter behauptet, die Abrechnung nie erhalten zu haben, und verweigert die Nachzahlung. Ohne Zustellnachweis haben Sie kein Beweismittel. Mit r-eignis legen Sie den dokumentierten Zustellvorgang vor: Abrechnung erzeugt am 15. März, Version v2 freigegeben am 17. März, zugestellt per Mieterportal am 17. März um 14:23 Uhr, erstmalig geöffnet am 18. März um 19:07 Uhr. Jeder Schritt mit Zeitstempel, unveränderlich gespeichert. Die Behauptung des Mieters ist widerlegt.
Ein Beispiel aus der Praxis: 0 Fristversäumnisse
Die monatliche Verbrauchsinformation (UVI) muss nach § 6a HKVO bis zum Ende des Folgemonats zugestellt sein. Bei 2.000 Wohneinheiten sind das 24.000 Zustellungen pro Jahr. Eine einzige versäumte Frist berechtigt den Mieter zu einem Kürzungsanspruch von bis zu 3 % der Heizkosten. Mit der automatischen Fristenüberwachung von r-eignis wird keine einzige Frist versäumt, denn das System erstellt und versendet die UVI automatisch und überwacht die Zustellung.
Was Sie bekommen
Sechs Bausteine machen Ihre Abrechnung streitfest, transparent und effizient. Von der automatischen Berechnung über die Plausibilitätsprüfung bis zum lückenlosen Zustellnachweis deckt r-eignis den gesamten Abrechnungsprozess ab. Jeder Baustein ist darauf ausgelegt, Fehlerquellen zu eliminieren, Nacharbeit zu reduzieren und die Akzeptanz bei Ihren Mietern zu erhöhen.
Heizkostenabrechnung
HKVO-konform, automatisch erstellt, versioniert. Jede Änderung dokumentiert, jede Version unveränderlich abrufbar. Die Abrechnung wird auf Basis validierter Messwerte erstellt, sodass keine manuelle Berechnung und keine manuelle Dateneingabe erforderlich ist. Das eliminiert Fehlerquellen an der Wurzel.
Monatliche Verbrauchsinfo (UVI)
Die unterjährige Verbrauchsinformation nach § 6a HKVO wird pünktlich und automatisiert erstellt. Jeder Mieter sieht seinen aktuellen Verbrauch im Vergleich zum Vorjahr und zum Gebäudedurchschnitt. Die UVI ist gesetzlich vorgeschrieben und muss monatlich zugestellt werden. r-eignis erledigt das vollautomatisch.
Zustellnachweis
Digital oder postalisch: Jede Zustellung wird mit Zeitstempel dokumentiert. Erzeugung, Freigabe, Zustellung und Öffnung sind nachweisbar. Dieser Nachweis ist entscheidend, denn vor Gericht genügt es nicht, eine Abrechnung erstellt zu haben. Sie müssen belegen, dass der Mieter sie erhalten hat.
Ersatzwert-Transparenz
Jeder Ersatzwert wird offen ausgewiesen, zusammen mit der verwendeten Berechnungsmethode und einer nachvollziehbaren Begründung. Ein Ersatzwert entsteht, wenn ein tatsächlicher Messwert fehlt und stattdessen ein berechneter Wert verwendet wird. Mieter sehen direkt in ihrer Abrechnung, warum ein Wert geschätzt wurde.
Versionierung
Jede Abrechnung wird versioniert gespeichert: v1, v2, v3. Korrekturen erzeugen neue Versionen, vorherige bleiben unveränderlich erhalten. Im Streitfall lässt sich exakt nachvollziehen, welche Version wann erstellt wurde und was sich geändert hat. Vollständige Revisionshistorie ohne Überschreibungen.
Automatische Plausibilitätsprüfung
Bei der Plausibilitätsprüfung wird jede Abrechnung vor der Freigabe automatisch auf inhaltliche Stimmigkeit geprüft. Auffällige Werte, ungewöhnliche Abweichungen zum Vorjahr und fehlende Daten werden markiert. Sie geben die Abrechnung erst frei, wenn alle Prüfungen bestanden sind.
So sieht das in der Praxis aus
Heizkostenabrechnung, monatliche Verbrauchsinfo und Zustellnachweis, direkt aus dem r-eignis Portal. Klare Darstellung, nachvollziehbare Werte, lückenlose Dokumentation. Jedes Dokument ist so aufgebaut, dass Mieter die Berechnung ohne Fachkenntnisse nachvollziehen können, und gleichzeitig alle Anforderungen für eine gerichtsfeste Dokumentation erfüllt sind.
Heizkostenabrechnung
| Kostenart | Betrag (€) |
|---|---|
| Heizkosten (70% verbrauchsabh.) | 1.284,50 |
| Warmwasserkosten | 486,20 |
| Kaltwasserkosten | 312,80 |
| Verteilerschlüssel | 70/30 |
| Gesamtbetrag | 2.083,50 |
Monatliche Verbrauchsinfo
Zustellnachweis mit Audit-Trail
In 4 Schritten zur streitfesten Abrechnung
Von geprüften Verbrauchsdaten zur dokumentiert zugestellten Abrechnung. Der Prozess ist strukturiert, nachvollziehbar und so aufgebaut, dass Fehler systematisch ausgeschlossen werden.
Daten automatisch übernehmen
Geprüfte Verbrauchsdaten und Stammdaten fließen automatisch ins Abrechnungssystem. Keine manuelle Eingabe, keine Übertragungsfehler. Jeder Datenpunkt ist validiert und mit einem Audit-Trail versehen, also einer lückenlosen chronologischen Dokumentation seiner Herkunft und Verarbeitung.
Abrechnung erstellen und versionieren
r-eignis erstellt die Abrechnung nach aktueller HKVO (Heizkostenverordnung), vollständig, versioniert und revisionssicher. Jede Korrektur erzeugt eine neue Version. Die vorherige Version bleibt unveränderlich bestehen. So lässt sich im Nachhinein jederzeit nachvollziehen, welche Änderungen wann und warum vorgenommen wurden.
Qualitätsprüfung und Freigabe
Die automatische Plausibilitätsprüfung analysiert alle Berechnungen auf inhaltliche Stimmigkeit. Auffälligkeiten werden markiert und mit konkreten Handlungsempfehlungen versehen. Erst nach Ihrer expliziten Freigabe wird die Abrechnung an die Mieter zugestellt. Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle über den Freigabeprozess.
Streitfeste Zustellung mit Nachweis
Abrechnungen und Monatsinfos werden fristgerecht zugestellt, per Portal, E-Mail oder Post. Jeder Zustellvorgang wird mit Zeitstempel protokolliert: Erzeugung, Freigabe, Zustellung und Öffnung. Dieser lückenlose Zustellnachweis ist im Streitfall entscheidend und jederzeit als PDF exportierbar.
Warum unsere Abrechnungen Einsprüche überleben
Drei Mechanismen sorgen dafür, dass Ihre Abrechnungen vor Gericht bestehen. Nicht nur auf dem Papier, sondern in der juristischen Praxis, wo Nachweisbarkeit und Transparenz über den Ausgang entscheiden.
Versionierung: v1, v2, v3
Jede Abrechnung wird als unveränderliche Version gespeichert. Korrekturen erzeugen eine neue Version, die vorherige bleibt bestehen. Im Streitfall lässt sich exakt nachvollziehen, welche Version wann erstellt wurde und was sich geändert hat. Keine Überschreibungen, keine Manipulation, keine Zweifel. Dieses Prinzip kennen Sie vielleicht aus der Buchhaltung: Dort darf ebenfalls nichts gelöscht oder überschrieben werden. r-eignis überträgt dieses Prinzip auf die Heizkostenabrechnung.
Beispiel: Die ursprüngliche Abrechnung (v1) wird nach einer Mieterrückfrage korrigiert (v2). Später wird ein Ersatzwert angepasst (v3). Alle drei Versionen bleiben abrufbar, mit Zeitstempel, Bearbeiter und Änderungsgrund. Im Streitfall legen Sie die vollständige Historie vor und belegen, dass jede Änderung dokumentiert und begründet ist.
Ersatzwert-Transparenz
Wenn ein tatsächlicher Messwert fehlt, etwa weil ein Zähler vorübergehend nicht erreichbar war, muss ein Ersatzwert gebildet werden. Ein Ersatzwert ist ein rechnerisch ermittelter Verbrauchswert, der anstelle des fehlenden Messwerts verwendet wird. Das ist gesetzlich erlaubt, aber nur, wenn die Methode transparent dargelegt wird. r-eignis weist jeden Ersatzwert explizit aus: welcher Originalwert fehlte, warum er fehlte und nach welcher Berechnungsmethode der Ersatzwert ermittelt wurde. Der Mieter sieht die Begründung direkt in seiner Abrechnung. Kein Verstecken, kein Kleingedrucktes, kein Interpretationsspielraum.
Dieses Maß an Transparenz ist der Hauptgrund für die drastische Reduktion von Einsprüchen. Mieter, die verstehen, wie ihre Abrechnung zustande kommt und warum bestimmte Werte geschätzt werden mussten, akzeptieren das Ergebnis. Transparenz schafft Vertrauen, und Vertrauen verhindert Konflikte.
Gerichtsfester Zustellnachweis
Eine Abrechnung ist wertlos, wenn die Zustellung nicht belegt ist. Vor Gericht gilt: Wer behauptet, zugestellt zu haben, muss es beweisen. r-eignis dokumentiert jeden Zustellvorgang lückenlos: Erzeugung, Freigabe, Zustellung per Portal, E-Mail oder Post, Öffnung durch den Empfänger. Jeder Schritt mit Zeitstempel. Jeder Nachweis exportierbar als PDF. Im Streitfall legen Sie den Zustellnachweis vor, und die Diskussion ist beendet.
Besonders wichtig ist der Öffnungsnachweis bei digitaler Zustellung über das Mieterportal. Wenn der Mieter das Dokument öffnet, wird dieser Vorgang mit Zeitstempel dokumentiert. Das ist ein stärkerer Nachweis als ein einfacher Postversand, bei dem der Zugang zwar vermutet, aber nicht bewiesen werden kann.
Häufige Fragen zur Abrechnung
Antworten auf die häufigsten Fragen rund um Heizkostenabrechnung, Monatsinfo und Zustellnachweise.
Was passiert, wenn ein Mieter Einspruch gegen die Abrechnung erhebt?
Der Einspruch wird im integrierten Ticketing-System erfasst, automatisch kategorisiert und einem Bearbeiter zugewiesen. Dank Versionierung und Audit-Trail können Sie den gesamten Entstehungsprozess der Abrechnung offenlegen: welche Messwerte verwendet wurden, wie Ersatzwerte berechnet wurden und wann die Abrechnung zugestellt wurde. In den meisten Fällen lässt sich der Einspruch durch diese Transparenz direkt klären, ohne aufwendige Nachprüfung oder Korrektur.
Wie wird die monatliche Verbrauchsinformation zugestellt?
Per Mieterportal, E-Mail oder Post, abhängig von der Präferenz des Mieters und Ihren Vorgaben. Jeder Zustellweg wird identisch dokumentiert, mit vollständigem Zustellnachweis. Die Frist nach § 6a HKVO (Heizkostenverordnung) wird automatisch überwacht. Die UVI (unterjährige Verbrauchsinformation) muss bis zum Ende des Folgemonats zugestellt sein. r-eignis stellt sicher, dass diese Frist bei keinem einzigen Mieter versäumt wird.
Wie werden Ersatzwerte gebildet?
Ein Ersatzwert wird gebildet, wenn der tatsächliche Messwert eines Zählers fehlt, etwa weil das Gerät vorübergehend nicht erreichbar war. Die Berechnung erfolgt nach den gesetzlich vorgegebenen Methoden, in der Regel auf Basis vergleichbarer Zeiträume desselben Mieters oder anhand des Verbrauchs vergleichbarer Nachbarwohnungen. Die konkrete Methode und Berechnungsgrundlage wird in der Abrechnung transparent ausgewiesen, sodass der Mieter die Berechnung nachvollziehen kann.
Was bedeutet HKVO-konform?
Die HKVO (Heizkostenverordnung) regelt, wie Heiz- und Warmwasserkosten in Gebäuden mit mehreren Nutzeinheiten verteilt und abgerechnet werden müssen. HKVO-konform bedeutet, dass die Abrechnung alle Anforderungen dieser Verordnung erfüllt, einschließlich der korrekten Verteilerschlüssel, der transparenten Darstellung von Ersatzwerten und der fristgerechten Zustellung der monatlichen Verbrauchsinformation. r-eignis stellt die HKVO-Konformität automatisch sicher und aktualisiert die Berechnungslogik bei Gesetzesänderungen.
Was ist ein Audit-Trail und warum ist er wichtig?
Ein Audit-Trail ist eine lückenlose, chronologische Dokumentation aller Vorgänge und Änderungen. Im Kontext der Abrechnung bedeutet das: Jeder Schritt, von der Erfassung des Messwerts über die Berechnung der Abrechnung bis zur Zustellung an den Mieter, wird mit Zeitstempel, Bearbeiter und Beschreibung der Aktion festgehalten. Dieser Audit-Trail ist unveränderlich, nachträgliche Änderungen oder Löschungen sind nicht möglich. Das ist entscheidend, weil er im Streitfall als Beweismittel dient und zeigt, dass die Abrechnung korrekt erstellt und ordnungsgemäß zugestellt wurde.
Kann r-eignis auch mit bestehenden ERP-Systemen integriert werden?
Ja. r-eignis bietet Schnittstellen zu gängigen ERP- und Verwaltungssystemen. Stammdaten wie Mieterdaten, Wohnungszuordnungen und Verteilerschlüssel können automatisch synchronisiert werden. Ebenso können die fertigen Abrechnungsdaten in Ihr bestehendes System exportiert werden. So vermeiden Sie doppelte Datenpflege und stellen sicher, dass alle Systeme auf derselben Datenbasis arbeiten.
Für wen ist die r-eignis Abrechnungslösung geeignet?
Die Abrechnungslösung von r-eignis richtet sich an Hausverwaltungen und Wohnungsunternehmen, die ihre Abrechnungsqualität messbar verbessern und Einsprüche reduzieren möchten.
Verwaltungen, die regelmäßig mit Einsprüchen gegen Heizkostenabrechnungen konfrontiert sind und die Ursachen systematisch beseitigen möchten.
Unternehmen, die die monatliche UVI-Pflicht nach § 6a HKVO zuverlässig und automatisiert erfüllen möchten, ohne manuellen Aufwand und ohne Fristrisiko.
Eigentümer und Verwalter, die gerichtsfeste Zustellnachweise benötigen, um im Streitfall die ordnungsgemäße Zustellung belegen zu können.
Ihre Abrechnungen verdienen einen höheren Standard.
Wir zeigen Ihnen, wie r-eignis Ihre Abrechnungsqualität hebt und Einsprüche reduziert. Konkret, messbar und ohne Risiko für Ihren laufenden Betrieb. Die Bestandsaufnahme ist kostenlos und unverbindlich. Sie erhalten einen konkreten, auf Ihre Liegenschaften zugeschnittenen Plan, der zeigt, wie Ihre Abrechnungen streitfest werden, welche Schritte dafür nötig sind und welche Ergebnisse Sie erwarten können.